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Comment gérer son temps quand on débute ?

Si vous venez de prendre un poste de responsable d’équipe, et que vous avez en plus un role opérationnel (par exemple, vous managez une équipe de 3-4 commerciaux et vous continuez à faire de la prospection commerciale) : cet article est pour vous !
Souvent, lorsqu’on débute en tant que responsable d’équipe, on garde un role opérationnel : le responsable d’équipe commercial continue à vendre et à suivre quelques clients en direct, le responsable SAV continue à faire du support auprès des clients, le responsable administratif continue à gérer un certain nombres de dossiers, etc.
 
Et là, ça se corse : on doit gérer une multitude de priorités : prendre en main sa nouvelle équipe, trouver le temps de faire du reporting,  prendre du temps pour réfléchir aux meilleurs process à mettre en place dans son équipe… tout cela en plus des missions opérationnelles. Il y a de quoi avoir mal à la tête…
 
Mais en fait, c’est le lot de tout nouveau manager : donc pas de panique, c’est normal ! Vous n’êtes pas pour autant quelqu’un de mal organisé.
 
La règle d’or est de faire une estimation du temps dont vous avez besoin pour gérer vos taches opérationnelles (par exemple : combien de clients vous suivez et combien de temps cela vous prend par semaine). Puis vous devez également vérifier le temps que vous mettez pour réaliser les différents types de reportings liés à votre mission de responsable d’équipe. Vous avez également des réunions à animer avec votre équipe, et des réunions avec votre N+1 : cela prend aussi un certain temps. Avec ces 3 grandes familles d’activité vous allez déjà obtenir un temps de travail que vous ramènerez à la semaine.Ensuite, vous allez prendre du temps pour répondre aux sollicitations de votre équipe : et c’est là qu’il faut s’assurer de ne pas vous laisser déborder ! En effet, chacun arrive avec des questions ou simplement le besoin d’échanger avec vous pour vous donner du feedback. Sauf qu’après analyse du temps consacré aux missions ci-dessus, il ne vous reste que quelques heures (ou minutes….) par semaine. Il va donc falloir trouver un moyen de vous rendre disponible, sans vous laisser déborder.
 
Un bon moyen de gagner du temps avec son équipe quand ils ont besoin de votre validation, est :
 
  • de les inciter à vous exposer le problème et de proposer une solution.
  • de leur demander en quoi vous pouvez les aider.
Vous devez leur apprendre à vous expliquer leur problématique en moins de 5 minutes : quelle est la situation qui pose problème, quelles sont les options, quelle est leur préconisation sur la solution à mettre en oeuvre. Il faut les responsabiliser sur leur problème et ainsi les aider à les gérer plus souvent seuls. Cela vous permettra non seulement de gagner beaucoup de temps, mais surtout vous faites monter votre collaborateur en compétence, en le rendant plus autonome (ce qui est le but du manager).
 
Vous pouvez également mettre en place une organisation pour optimiser le temps que vous passerez sur vos différentes missions. Par exemple, vous pouvez planifier dans votre agenda les plages horaires pendant lesquelles vous allez produire vos missions opérationnelles, et des créneaux pour vos réunions.Sur le temps restant, il faut régulièrement gérer les priorités en se posant la question suivante : cette tache à effectuer est-elle urgente, ou importante. Si elle est importante mais non urgente, vous pourrez la planifier dans votre agenda. Si elle est urgente et peu importante, vous pouvez la déléguer à quelqu’un. Si elle est urgente, et importante : c’est par celle-ci que vous devez commencer. Ces notions d’important et urgent permettent souvent de prendre du recul, et d’organiser au mieux sa journée de travail.
 
Il y a un dernier élément important : la gestion des mails ! Il faut dire que nous sommes inondés de mail en permanence : ceux qui nous sont adressés pour nous demander une réponse (donc à faire passer par le filtre des taches urgentes ou importantes), les mails dans lesquels nous sommes juste en copie pour information (parfois, on se demande vraiment pourquoi d’ailleurs…), les mails que vous devez envoyer pour mettre en place une organisation, ou relayer une information à votre équipe, les mails à votre hiérarchie, etc. Bref, on peut très vite passer des heures à lire et écrire des mails, sans avoir réalisé la moindre tache initialement prévue dans la journée ! Le meilleur moyen d’échapper à cette difficulté, est de ne consulter ses mails que deux fois par jour : pour ma part, c’est souvent en fin de matinée, et en fin d’après-midi. Cela me permet de traiter les demandes urgentes de mon équipe ou de mes clients dans la demi journée. Et surtout, en ne démarrant pas la journée avec la lecture de mes mails, cela me permet de me concentrer sur les taches importantes que je me suis fixées de finir dans la journée. Pensez à prévenir votre équipe qu’ils peuvent vous envoyer des demandes par mail, mais que vous ne leur répondrez qu’en fin de matinée ou fin d’après midi.
 
Voilà quelques astuces pour vous aider à organiser votre temps de travail. Il en existe d’autres bien sûr, mais cela permet de commencer de manière efficace. J’aurai l’occasion de partager avec vous d’autres outils et méthodes.

N’hésitez pas à noter en commentaire, ce qui vous a été le plus utile dans cet article.
Merci de l’intérêt que vous portez à mon contenu et à bientôt. 
Bonne journée !!!

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