Comment communiquer de manière concrète ?

Quand on pilote une équipe, la communication est au coeur de notre métier, nous l’avons déjà évoqué dans les articles précédents. Un point essentiel, c’est d’être concret dans ce que vous communiquez. Au plus votre discours est précis, clair, objectif, au plus votre interlocuteur comprend ce que vous attendez de lui et peut y répondre. A l’inverse, si le message est flou, ou abstrait, chacun pourra faire des interprétations, et le résultat correspondra à ce que la personne a compris. Alors comment fait-on ?

1/ Il faut réfléchir à la finalité du message ou de la question que vous allez communiquer : en donnant cette information ou en posant cette question, qu’est-ce que j’attends de mon équipe ? Qu’est-ce que je veux qu’ils réalisent ? « Afin de, dans le but de, en vue de… »

2/ Les raisons de ce message : elles peuvent être liées à un contexte, aux personnes à qui vous vous adressez. « Sachant que, étant donné, en raison de…. »

Pour cela vous devez :

  • donner du sens à ce que vous dites (expliquer le contexte, et pour quoi vous leur donnez ces éléments)
  • être transparent (dans la limite de ce que vous pouvez communiquer)
  • optimiser la compréhension de votre interlocuteur (utiliser les bons mots, expliquer les raisons, et le but à atteindre)
  • vous assurer de la motivation de la personne qui reçoit le message (cette motivation va souvent de pair avec le sens)
  • apporter une dimension pédagogique au message si besoin (chacun d’entre nous aime apprendre des choses nouvelles et évoluer)
  • préciser qui, quoi, quand, pourquoi, combien, comment (si vous devez donner la méthode, sinon, laisser l’équipe définir « son » comment).
  • utiliser des exemples factuels.

3/ Lorsque votre message a été formulé, il faut vous assurez de la bonne compréhension par votre ou vos interlocuteur(s). N’hésitez pas à leur demander s’ils ont des questions.

De la même manière, lorsque vous posez des questions à une ou plusieurs personnes de votre équipe, soyez le plus concret possible. Mettez à l’aise votre interlocuteur, veillez à obtenir de sa part des réponses concrètes et motivées (cela évite notamment les discussions polémiques), faites clarifier ses intentions en posant des questions, aidez-le à réfléchir, et gagnez du temps en ne posant qu’une seule question à la fois.

En bonus, voici une infographie qui reprend ces 3 grands principes.

Laissez un commentaire sur le site pour me dire si vous avez déjà eu du mal à rester dans le concret lors de vos communications. Je vous répondrai avec plaisir.

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