Comment optimiser la gestion de vos priorités

Dans l’article précédent je partageais avec vous quelques idées sur l’intéret de s’organiser.

Aujourd’hui, je voulais revenir sur un outil assez simple mais très efficace, pour vous aider à gérer vos priorités. En effet, en tant que responsable d’équipe, vous avez de nombreuses tâches à accomplir, sans parler des mails que vous recevez à chaque minute et qui mobilisent votre attention et votre énergie. Il n’est pas rare qu’à la fin de la journée vous ayez la nette impression de ne pas avoir réalisé les tâches prioritaires de votre todo list.

Pour éviter ces moments désagréables et surtout d’avoir l’impression de vivre une course folle contre la montre, je vous propose d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer la priorité de chacune des tâches de votre journée et de votre semaine. 

J’ai utilisé cette technique pendant des années sans connaitre le nom exact de cet outil. Alors de quoi s’agit-il ?

1/ Le principe

Cet outil d’analyse a été conçu pour aider à établir le degré d’urgence et d’importance de chaque tâche à réaliser .
Cela vous permet de classer vos tâches par priorités, et même de pouvoir déléguer une partie d’entre elles.

 

2/ Mise en pratique

Prenez le temps chaque matin de lister vos taches de la journée ou des jours à venir. Evaluez pour chacune le degré d’urgence et le niveau d’importance.  Là encore, la notion d’urgence peut être très différente pour chacun, il faut donc objectivement être en mesure de fixer la date ou l’heure limite. Tout n’est pas urgent, et les personnes qui vous disent le contraire sont souvent des personnes qui ont du mal à s’organiser. Attention toutefois : la liste de vos priorités du jour ne doit pas faire une page, sinon vous pouvez être sûre que vous n’aurez pas le temps matériel d’en faire la moitié.

Ce qui est primordial, c’est de vous assurer que le degré d’importance d’une tâche est réel pour vous et/ou pour votre équipe. Ce sont ces tâches les plus importantes qui nécessitent toute votre attention. En commençant par les plus urgentes bien sûr. Soyez attentives à bien planifier les tâches moins urgentes, ce qui vous évite de garder toutes les tâches importantes à faire le lundi (et le stress que cela peut engendrer, c’est du vécu…).

Pour les tâches urgentes mais non importantes, vous allez pouvoir les confier à l’un de vos collaborateurs ce qui vous permettra d’évaluer sa capacité à gérer les délais.

Il peut être difficile d’éliminer certaines tâches, surtout si vous êtes perfectionnistes comme moi avec une envie de tout contrôler :-(. Cela demande un peu de pratique.  Avec l’expérience, la nécessité d’aller à l’essentiel par manque de temps vous conduira à laisser certaines tâches sur le bord de la route et à les éliminer.

Pensez également à regrouper les tâches par type d’actions : rédiger ou répondre à vos mails dans un créneau horaire précis (fin de matinée et fin de journée par exemple), réfléchir à l’organisation de votre équipe ou préparer le contenu d’une réunion au moment de la journée où vous êtes le plus concentrée (le matin par exemple), etc.

Cette pratique est très simple et vous aidera à mieux organiser vos journées, pour être encore plus efficace, et surtout moins stressée. Lorsque je transmets cette pratique aux managers que j’accompagne, j’ai de supers retours sur les bénéfices qu’ils en retirent. Alors à vous de jouer et restez zen !

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