S’organiser : pour quoi faire ?

En tant que manager, vous avez de nombreuses missions à accomplir. Et s’organiser devient parfois un vrai casse-tête pour gérer les priorités. Je voulais partager avec vous cet article, car le sujet est vaste, et surtout, il nécessite de se remettre souvent en question pour s’assurer que votre organisation est optimale.

Vous avez peut être essayé différentes organisations, mais régulièrement, vous avez l’impression de courir après le temps, d’être débordée, de ne pas parvenir à faire toutes vos tâches ? Je suis passée par là et je sais ce qu’on ressent.

Je vous propose de faire un petit tour d’horizon des raisons pour lesquelles, s’organiser au quotidien est nécessaire à la bonne réalisation de vos missions.

1/ Etre plus productif

Quand vous menez de front plusieurs tâches en même temps, vous avez peut-être l’impression d’être super forte parce que vous gérez beaucoup de sujets à la fois et êtes polyvalente. Ce n’est qu’en partie vraie. D’expérience, je peux vous dire que vous serez beaucoup plus productive si vous vous concentrez sur une seule action à la fois. Car en gérant plusieurs sujets, votre concentration n’est pas optimale, votre esprit est obligé d’aller d’une tâche à l’autre, et rend votre travail moins efficace.

Prenez l’habitude, chaque matin, d’établir une liste de 3 objectifs ou missions prioritaires à faire dans la journée. Ces 3 objectifs vont se découper en plusieurs actions à réaliser. Regrouper les actions de même type ensemble : par exemple, commencez la journée avec ce qui est le plus urgent, et qui nécessite de la concentration (préparer le contenu d’une réunion, réaliser un powerpoint, faire du reporting, préparer un entretien avec un collaborateur…). Pour ne pas être dérangée pendant cette série de tâches, fermer votre boite de messagerie, cela évitera d’être déconcentrée par l’arrivée d’un mail auquel vous pensez devoir répondre. Une fois cette première série de tâches accomplie, prenez 5 minutes pour vous poser, regarder par la fenêtre ou prendre un café. Cela vous aide à vous préparer à la suite. Entamez une seconde série d’actions à réaliser, par exemple le traitement de vos mails.

Vos collaborateurs vous sollicitent régulièrement, vous ne pouvez pas vous organiser ainsi, me direz-vous ? Et bien vous pouvez très bien leur préciser que le matin jusqu’à 10h, vous n’êtes pas disponible pour leur répondre. Invitez-les à vous faire un mail pour poser leur question, et proposer une solution. Cela a l’avantage de les responsabiliser, et souvent, ils trouvent la solution d’eux-même = un mail en moins à traiter !

2/ Déléguer d’avantage

C’est à la fois un outil pour mieux s’organiser, et une finalité. En effet, en tant que manager, vous devez faire monter vos collaborateurs en compétences. Pour cela, la délégation est un excellent moyen de les responsabiliser, à condition de vous être assurée qu’ils étaient prêts pour cela.

Lorsque vous faites le point de vos 3 objectifs prioritaires du jour, et des actions qui en découlent, demandez-vous ce qui est urgent et important (je reviendrai plus en détail prochainement sur la matrice d’Eisenhower). C’est simple, si la tâche est très urgente et d’importance moyenne ou faible, vous pouvez déléguer cette action. Ainsi vous vous dégagez du temps pour faire autre chose.

3/ Prendre du temps pour vos collaborateurs

En tant que manager, surtout si vous avez un poste de middle management, vous avez à la fois une responsabilité de leader, et à la fois, des actions à réaliser dans votre coeur de métier (par exemple : dans une équipe commerciale, vous avez sans doute de la prospection à réaliser, dans les équipes techniques, vous avez des missions de production à faire, etc).

Ces tâches ne doivent pas prendre la totalité de votre temps, sinon, vous ne serez pas disponible pour votre équipe, que ce soit pour répondre à leurs questions, ou pour faire le bilan de leurs activités, les évaluer, réfléchir à la meilleure façon de les faire évoluer, leur apporter de la considération, etc. Et c’est pourtant bien ce qu’on attend d’un manager.

Savoir s’organiser est donc nécessaire pour vous dégager du temps pour réfléchir, créer, être disponible pour votre équipe.

4/ Etre plus zen

Lorsque vous courrez d’une tâche à l’autre, votre quotidien ressemble à un marathon, et à la fin de la journée, vous êtes souvent frustrée, car vous n’avez pas réaliser la moitié de votre To Do List. Cela génère du stress, et vous rend nerveuse, moins efficace. Prenez l’habitude de lister moins de tâches par jour et de vous concentrer en priorité sur celles-ci sans démarrer la journée par la gestion de vos mails, qui vous conduit à faire souvent tout autre chose que ce qui était prévu.

J’aurai l’occasion de revenir sur ce sujet, pour vous donner des pistes sur les moyens de mieux s’organiser. L’un des livres qui a été le plus inspirant pour moi, est celui de Léo Babauta, L’art d’aller à l’essentiel. C’est une mine d’or, avec des conseils pratiques.

J’espère que cela vous aidera à prendre du recul sur votre organisation. En tous cas,  prenez le temps d’analyser votre organisation, et gardez du temps pour vous, cela est nécessaire à votre bien être. Et au mieux vous serez, plus efficace vous deviendrez. Bonne journée.

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